为什么你需要记录时间

如果你从来没有关注过时间,你一定会问同样的问题——为什么我需要记录时间。正如当时向同学介绍大狗计时一样,虽然隔着手机,但是大狗依然可以感受到朋友满脸的疑惑和不解。

对大多数人来说,时间是你的唯一成本,也是你事业的命脉。许多资深的时间记录者甚至认为,时间与收入、财务或管理同样重要。

虽然记录时间本身并不怎么起眼,但它却涉及到一些非常重要的方面。

1. 向客户收钱

如果你是按时间向客户收费,那么,你绝对需要记录你的时间,不然,你怎么知道应该收取多少费用呢?

也许有人会说,我可以估计一个时间啊。如果你也觉得这个办法可行,那么可以先试试这两个互动小游戏。估计一个时间的办法对短期任务或许可行,但是对一个可能花费数天甚至数周的任务来说,这个办法可能就不是那么的可靠了。

实际上,记录一个准确的时间而不是猜测,这一点对你非常重要。首先,你不希望因为低估自己的时间,而使你的收入降低。其次,你也不能为了获得更多的收入而虚报你的时间,这可能影响你和你客户之间的关系。

2. 保持项目盈利

即使你不是按时间收费,记录时间对你也同样重要。因为做任何一件事,你都需要花时间,而这些时间都是你的成本(支付给自己或是其他具体实施的人)。为了让你的事业稳定发展,你要确保每次向客户收取的费用都超过你的成本。而计算成本的唯一办法,就是要知道你投入了多少时间。

这不禁让Bill.大狗想起一个朋友曾经就职过的公司。这家公司的主要业务也是网站开发,而且发展前景很好,每个月最少都能做完一个项目,要想和他们合作,基本都需要排队。就这样,这家公司从最初的4个人,慢慢发展到了后续的7、8个人。而大狗的这个朋友正是那4人中的一位,所以大狗也算见证了这家公司的成长。

直到有一天,这个朋友很兴奋地和大狗说,他们接到了一家博物馆的生意,并且,这家博物馆在全国范围内都是非常有名的。当时,大狗也非常替这位朋友高兴,不仅仅因为这是一笔大生意,而是这家博物馆对他们公司实力的肯定。

后来,他们推掉了所有的订单,全身心投入这家博物馆的项目。但是,没想到的是,这个项目持续了一年多,后续的修改又近乎是一年。等这个博物馆项目完成的时候,这家公司居然发现无法维持正常运营,最后只有通过裁员来缩减开支以求勉强存活。

如果没有时间的参照,许多企业并不能意识到他们的一些项目实际上是无利可图的,有些项目更可能是在赔钱。通过记录时间,你可以发现你的成本有没有超出预算,或是当预算快被耗尽的时候,你有机会采取进一步措施来解决这个危机。

3. 优化你的定价

当你的事业开始起步,你会有越来越多的机会调整你的定价,以便获得更多的客户,同时又能维持你的支出。

除非你是按时间收费,否则在每一次报价前,你都需要事先估算你的投入。如果你的估算不正确,你和你的团队可能会在一个耗时很长但是利润很低的项目上陷入困境。

如果你从一开始就记录时间,那你就拥有了一个历史项目的时间库,这在很大程度上可以帮助你解决这个难题。你可以确切的知道每一个历史项目都花了多少时间完成,以及每个项目所花费的成本。你甚至可以知道,在这些项目上,你是赚钱还是亏钱。

这些信息对优化定价至关重要,它充分地向你展现了不同类型的项目成本。你可以知道构建一个小程序或是重新设计一个网站需要多少费用,并在遇到类似项目的时候,以此作为参考。

虽然,这并不能保证你一定能赚到钱(你依然需要保持警惕以免项目失控),但至少可以让你有个更好的开始。随着记录的时间越来越多,时间库中的项目也会越来越多,所有这些都将使你之后的定价更加准确。同时,这也会是你持续记录时间的动力。

4. 做出更准确的估算

当你估算一个项目完成的时间时,你的时间库同样能派上用场。没有一个客户喜欢项目延期,预先设定一个切合实际的日期,能让你与客户之间维系良好的合作关系。

如果你大致了解一个项目需要花多少时间,你可以更好的规划你的时间,或是在不同的项目间调配资源。这意味着,你可以最大限度地使用你的资源,而不会因为发生意外,导致某些资源被长时间占用。

如果你能从你的时间库中得到一张更为准确的时间表,你甚至可以明确你应该做什么,不应该做什么。

5. 更好地管理团队

通过记录时间,你可以了解团队的工作量,比如个人或是整个团队是否经常加班。如果是,你可能需要为TA或者所有人减轻一些工作压力。

如果你的团队知道你是以时间数据为依据,以此来平衡工作和生活,相信他们也会将其视为一件积极的事情,并真实地记录他们的时间,更不用说你能从一只快乐进取的团队中获得的诸多好处。

哪怕你只是公司内部的一名职员,记录时间依然能给你带来一些好处。比如,通过记录时间,你可以拒绝那些超量的工作,或是以此为由,向上级申请资源调配,这些数据也能让你们之间的对话更加高效。有了这些客观数据的支持,你的上级可能更容易接受你的请求。

6. 记录每一个细节

有时,你可能需要向客户解释为什么一个看似简单的功能,却花费了很长时间,因为他们希望自己的钱花得合理。

你所要做的,就是使用一款合适的计时工具,将你的时间导出并生成报告。这份报告会使你与客户之间艰难的沟通变得更加容易,因为你可以准确的向他们展示其中任何一个细节。

而这,也正是大狗长久以来养成的习惯,哪怕客户并没有要求。但是,就是这些报告,让大狗与客户之间的关系更加坚固。

7. 改善工作方式

你每个星期开多长时间的会?你每天真正工作的时间又是多少?如果没有硬数据,你很难了解你的工作效率。

人们常常对他们的时间记录所表现出的工作习惯感到惊讶,这些惊讶大部分都源于低下的效率。所谓低下的效率,有时候并不是指工作不努力,而是很多其他原因造成的,比如频繁受到外界打搅而无法专心做事,又或是一些无关紧要的事情占据了大量的时间。

一旦掌握了这些数据,你就可以想办法改进现有的工作方式。比如,减少开会次数,缩短会议时间,减少与会人员的数量。又或者通过这些数据,了解如何更好地分配一天的工作。

从长远看,对个别工作流程的细微改进,都足以对整体效率产生重大影响。

并不是所有人都可以意识到记录时间所带来的这些好处。大多数情况是,他们选择无视或是依靠自己的感觉估计一个数字。如果从一开始就有记录时间的习惯,并且长期坚持,你可以从中获益得更多,许多需要救火的情况也都可以提前得到解决。

而阻止一个团队顺利记录时间的原因,不外乎是成员们的抵触情绪,或许他们觉得记录时间不好,又或是和大众一样的反应——为什么需要记录时间。关于这一点,大狗完全可以理解,尤其是处在当下这个追求KPI、喜欢996的时代。对自身而言,首先要改变的是自己对记录时间的认识,这将是一个长期的过程,短期不会有显著的成效。同时也不要指望通过记录时间可以迅速提高KPI,道理也是一样的。只有正确认识记录时间,才能从根源上消除其他人的恐惧,将其彻底实现。

一旦你的团队掌握了诀窍,他们可能会发现记录时间其实并没有想象的那么糟糕,特别是当你使用的是一个工具,比如大狗计时,它尽可能让你无痛地记录时间,并能帮助你更好地使用时间。现在就来免费使用吧!