番茄工作法

《番茄工作法》干货笔记,十分钟读懂什么是番茄工作法,为什么番茄工作法可以提升你的专注力和工作效率,如何利用番茄工作法进行时间管理。

01基础

在时间问题上,有两个联系紧密的方面同时存在:

  • 流变(becoming):时间轴上两点之间的距离,容易令我们产生焦虑。
  • 事件的连续性(the succession of events):时间具体的一面,代表着活动的常规连续性,令人心安和平静。

关于这两点,书上说的不够清晰,但是,你可以这么理解,流变更专注于时间的流逝,而事件的连续性关注的是事件本身。

对待同一件事情,如果关注的点是时间,那么越往后,紧迫感就会越强,心态越有可能崩,但是如果把注意力放在事件本身,你就能够以一种比较平和的心态来对待时间的流逝,这样更容易达成目标。

番茄工作法建立在三个关键元素上:

  1. 对时间的不同看法:聚焦在“事件的连续性”而不是“流变”上,可以减轻焦虑感,提高自我效能感。
  2. 更好地使用大脑:令我们在学习过程中思维更清晰、思想更专注、反应更灵敏。
  3. 简单上手不复杂的工具:降低了运用的复杂性,保证了连续性,令我们专注于要完成的目标。

番茄工作法的目标是为个人或团队提供一件简单的工具来提高生产力

鉴于大狗计时暂不支持团队或多人协作,故略去团队部分。

02达成个人目标

番茄工作法主要包含五个阶段:

活动时间内容
规划一天开始之际决定一天的活动
跟踪全天收集原始数据,比如一天所花费的工夫和其他相关指标
记录一天结束之际将一天所得的数据整理成档案
处理一天结束之际将原始数据转化成信息
可视化一天结束之际处理信息,让它帮助我们明白改善的方法

规划一天的日程,在进行的过程中做好记录(这其中有可能还需要调整),然后对数据进行分析,并对整个过程进行优化,如此迭代。

想做好时间管理,无非就是做好这几个步骤,而我开发大狗计时的初衷,就是解决记录的问题,顺带为数据分析提供一些方式

实施番茄工作法,你需要:

  • 一个番茄形定时器
  • 一张今日待办任务工作表;
  • 一份活动清单
  • 一份记录表

接下来,你需要按照给定的顺序依次完成以下六个目标,并不断实验和改进这个工作法。

1计算活动所需花费的时间

一个传统的番茄时间是30分钟,25分钟工作,3到5分钟休息。在一天开始之际,先从“活动清单”中挑出你想完成的任务,按照优先次序将它们填入“今日待办任务”工作表中。

对于一个番茄时间来说,30分钟可能是个合适的设定,但是对一个使用者,特别是有一定专注力的使用者而言,30分钟不一定是一个适合的值。

以我个人为例,我更喜欢完整的不被打扰的时间,而不是若干个30分钟。在心流状态下被打断,然后又要重新找回思绪,是件非常令人抓狂的事情。

但是话说回来,如果让我来选择一个合适的时长作为一个通用的番茄时间,我也会选择30分钟。

今日待办任务

姓名:Bill.大狗
日期:昆明,2022年9月28日

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将番茄定时器设置成25分钟,然后开始“今日待办任务”工作表上的第一个活动。

  • 一个番茄时间不能被中断,如果被打断,那么这个番茄时间就要作废。
  • 一个番茄时间也不能被分段,没有所谓半个或者四分之一个番茄时间。

首选需要明确的是,“废除”不是目的,你可以把这种操作认为是一种激励机制。废除一个番茄时间并不是对已付出时间的否定,而是对完成整个番茄时间的一种鼓励。

对番茄时间作废这一点,我一直觉得有利有弊。利当然是为了更好地排除或者说学会适应和处理干扰,但是废除一个番茄时间会让数据严重失真。又或者,可以通过其他方式来记录这些被废除的番茄时间。

作为时间管理的初学者(这里我是指缺乏专注、容易被干扰的人),你可以按照书中说的那样去做,但是时间长了,我建议以此作为基础,找到或者构建属于你自己的番茄工作法。或许在这个学习的过程中,你就能找到适合你自己的方法。

当定时器响起,在该项任务后画上一个,然后休息。

我们的大脑也是有阈值的,长时间过度集中,专注力就会下降,所以休息是必不可少的过程。

当你发现自己无法专注的时候,一般会有两种情况,一种是大脑累了,需要休息,另外一种是大脑躺烂,根本不想专注。

另外,有时候想从工作状态抽离出来也不是件容易的事,特别是在“感觉”很快就能完成的情况下。越是这种情况,越要小心,因为很有可能你的大脑会无视一些潜在的问题,而这些问题可能会把时间拖得很久。休息一下,等你再次回到任务的时候,可能看问题的角度会更全面。(对同类问题处理过100次以上可以无视)

今日待办任务

姓名:Bill.大狗
日期:昆明,2022年9月28日

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休息的时候不建议做需要大量脑力的事情。休息结束,将定时器设置成25分钟,继续手上的任务,直到铃响。然后在“今日待办任务”工作表中画上另一个

与其说“不建议做需要大量脑力的事情”,不如说建议做不需要脑力或者低脑力的事情,说人话就是可以做那些不怎么用脑子的事情。

但是对于脑力的阈值,个体之间也是不一样的,不管是上限还是下限,都是可以通过训练来提升的,这也是一件值得花时间和精力的事情。

今日待办任务

姓名:Bill.大狗
日期:昆明,2022年9月28日

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每完成4个番茄时间,你可以享受一个较长的休息时间,一般是15到30分钟左右。在休息期间,你可以做些简单的事情,避免回想上个番茄时间的内容。

说实话,这条挺不适合我的。我时不时会思考没完全的工作,比如方向是否正确、有没有遗漏的地方,但这并不影响我的休息。可能因人而异吧。

今日待办任务

姓名:Bill.大狗
日期:昆明,2022年9月28日

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一个接一个地完成番茄时间,直到任务结束,然后在“今日待办任务”工作表上将结束的任务划掉。

今日待办任务

姓名:Bill.大狗
日期:昆明,2022年9月28日

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  • 如果一项任务完成了,但是番茄时间还未结束,你可以利用这个机会超量学习,用剩下的时间复习所学,做出小小改进,记下你都学了什么,直到番茄定时器响起。
  • 如果你在番茄时间开始后的5分钟内就完成了任务,而且觉得这个任务在上个番茄时间其实就已经收尾了,没必要再重温一次,那么当前的番茄时间可不计。

又一个让预估时间失真的存在……

今日待办任务

姓名:Bill.大狗
日期:昆明,2022年9月28日

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在一天结束之际,完成的番茄时间可以转化成一份报告,然后将已完成的任务在“活动清单”上划掉。

刚开始的时候,跟踪和记录的目标可以只是计算每项任务需要多少个番茄时间。为此,你可以利用以下表格。

记录表

姓名:Bill.大狗

日期时间类型活动所用番茄时间笔记
2022-9-288:30写作写一篇《番茄工作法》的读书笔记5初稿
2022-9-2811:30修改大声朗读这篇读书笔记,稍作修改2
2022-9-2814:00加工为这篇读书笔记添加注释3最终稿

记录给番茄工作法的使用者提供了一个有效的工具,用来自我观察和做决策,改善活动流程。记录和之后的反思应该在一个番茄时间内完成。

番茄时间标志着时间的流逝,也是时间维度的一种计量单位。

思考和改善的过程不仅能够找到适合自己的时间管理方法,也能促进效率的提升。

同样的任务,不同的人会使用不同数量的番茄时间,所以,番茄时间不能简单的相加或是套用给其他人,如果要这么做,最终的结果也只能作为一种参考。

2减少干扰

干扰主要有两种:内生的和外在的。

相比之下,我觉得这个部分才是全书的精华。

内生干扰

抵御内心生出的会中断手头工作的渴望并不容易,它通常掩盖了我们不能够以想要的方式和节奏完成工作的恐惧。内生干扰往往和不能够集中精力息息相关

摆脱内生干扰的影响需要从两方面入手:

  1. 将这些干扰可视化,每当发现干扰出现,就在番茄时间表上画上一个撇号()。
  2. 决定处理它们的方法:
    • 如果新任务紧急且无法推后,那么在“今日待办任务”工作表的“计划外&紧急”栏中记下这个任务。
    • 将它记录在“活动清单”上,标上“U”(计划外),如果有必要,可以设定完成该任务的截止时间。
    • 标上撇号()后继续完成手头工作直到定时器响起。

我们的目标是要接受这个事实,客观地看待它们,并安排时间满足它们。

今日待办任务

姓名:Bill.大狗
日期:昆明,2022年9月28日

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……
计划外 & 紧急
查收电子邮件
阅读关于《番茄工作法》的文章
拿快递
收拾屋子
HIIT运动
活动清单

姓名:Bill.大狗

……
U(9月30日)和Ben约午餐
……

大多数情况下,内生干扰不过是我们害怕完不成手头任务的一种表现,并且这些干扰绝大多数都算不上紧急事件。在番茄时间或者活动甚至一天结束以后,那些被归类为紧急事件或者必须优先处理的事件可以通过以下方法解决:

  • 把它们移到“活动清单”。
  • 在较长的休息时段内处理它们。
  • 把它们删掉。

如果遇到真正紧急的事件,我们可以按照下列方法来做:

  • 把干扰活动放到下一个番茄时间去做,取代原来的活动。
  • 重新安排时间表。
  • 将干扰活动从一个番茄时间推到下一个番茄时间,不停往后推,直到一天结束。

如果计划外但紧急的活动在当天得以完成,那么在表格相应的位置划掉它。

今日待办任务

姓名:Bill.大狗
日期:昆明,2022年9月28日

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……
计划外 & 紧急
查收电子邮件
阅读关于《番茄工作法》的文章
拿快递
收拾屋子
HIIT运动

如果经受不住诱惑或者事情真的十分紧急,不得不中断番茄时间,那么只有将进行中的番茄时间作废,就算定时器快响了也一样。在已完成的番茄时间后面画上一个撇号,休息5分钟,然后开始新的番茄时间。

减少干扰的首要任务就是意识到内生干扰的数量和类型。观察这些干扰,接受它们、安排它们或者删除它们。

大多数的内生干扰都是大脑在作怪,也是无法专注或者效率低的主要原因。当你想专心做一件事的时候,大脑总是会时不时开个小差,然后你的思绪就被带跑偏了。

你可以根据书中提到的方法,把这些干扰快速记录下来,然后专心完成当前的番茄时间,等之后有时间再回过头来处理这些干扰。

而我习惯无视这类干扰,因为我知道这是大脑想偷懒的信号。我要做的,就是把思绪快速拉回正轨。当然,如果真的是一些重要的事,我会另外找时间去完成,就如书中所说的那样。

外在干扰

人在社会环境中免不了被干扰,外在干扰与内生干扰最大的不同之处在于我们要和他人打交道,要和他人沟通。

根据经验,需要立马处理的紧急情况在现实生活中是少之又少的。把事情往后推不会给尝试和你沟通的人带来什么损失,却可以让你的大脑更有效率地运作,按照原计划处理任务、重新安排紧急事件。

告知、协商和回复策略能够控制外在干扰,按照紧急程度把干扰放入当天的某个番茄时间中或者第二天。比如,我们可以辟出一个番茄时间专门用来回复他人。

处理外在干扰和解决内生干扰的方法相似,就是逆转对干扰的依赖,让干扰跟着我们的节奏走。从操作上来说,处理外在干扰和内生干扰并无二致。

  1. 将干扰可视化。每当有人或有事要中断番茄时间,就在番茄时间记号旁画上一条短横线()。
  2. 做决定,处理干扰。你可以按照以下方法处理干扰:
    • 假如新活动必须当天完成,就在“今日待办任务”工作纸的“计划外&紧急”一栏记下它,在左边加上截止日期,用括号括住。
    • 把活动放入“活动清单”,标记上“U”(计划外),如有必要加上截止日期并用括号括住。
    • 画上短横线()之后,继续工作直到定时器响起。
今日待办任务

姓名:Bill.大狗
日期:昆明,2022年9月28日

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……
计划外 & 紧急
(22:48)处理服务器问题
活动清单

姓名:Bill.大狗

……
U(9月29日)和Ben聊独立站半成品的合作
……

如果不敌人性的弱点或者真的有紧急情况要应付,番茄时间不得不中断,那就将正在进行的番茄时间作废,就算定时器很快就要响了。在番茄时间记录表上画上短横线,在“计划外&紧急”一栏写下干扰活动的情况和截止日期,然后开始一个番茄时间来处理这项干扰活动。

减少干扰的第二个任务就是要意识到外在干扰的次数和类型,并根据紧急程度去协商和重新安排它们。

番茄工作法对待外在干扰的处理方式与内生干扰相似,要说区别,就是用不同的符号来描述不同的干扰类型。

在现如今互联网发达的时代,即时通讯工具的出现拉近了人与人之间的距离,但同时也提高了干扰出现的频率,降低了我们的效率。低效的邮件系统反而对解决外在干扰更有效。我的即时通讯工具几乎都是关闭声音,消息也是尽可能选择接收但不提醒,只有等我想起来的时候,我才会去查看和回复。和客户之间的交流也几乎都是依靠邮件,当然,这其中也有部分原因是时区问题。

我一般会在每天正式开工前处理邮件。如果邮件的内容比较复杂和紧急,我会重新安排当天的工作以及顺序。另外中途休息的时候,我也会查看一下邮件。所以,外在干扰对我的影响其实比较小。就算遇到紧急事件(不管是即时通讯还是邮件),多数情况我也会先回复“好的,等我处理完了告诉你”。这并不影响我正在处理的事情,也许我会等事情全部做完再去处理那个紧急事件,又或是完成一个阶段之后。要知道,绝大多数的紧急事件并没有你想象得那么紧急,而且也不介意再多等一小会。

在使用番茄工作法的过程中,系统地处理内生和外在干扰的好处是可以合并用来处理组织活动的时间,最自然和最普遍的做法就是腾出一个番茄时间来处理这些紧急的干扰事件。

番茄工作法使用者要有以下目标:

  • 推迟处理紧急事件的番茄时间,越久就好。
  • 逐步减少腾给干扰事件的番茄时间

对内生干扰学会无视,对外在干扰学会推迟,紧急事情在期限内完成就可以了。

查看每天活动的记录情况,看看“活动清单”里标上“U”的活动和“今日待办任务”工作表上“计划外&紧急”一栏的活动。这样一来,在规划阶段,你可以评估自己在针对某个目标所安排活动的数目和类型上的预估能力。

3预测活动所需多少工夫

一旦掌握了番茄工作法并完成了前两个目标,就可以开始着手量性预测了。这是一个长期目标,目的是预测一项活动需要多少工夫

在一天开始之际,你要计算清单里每项活动所需的番茄时间。如果有需要,可以修改之前的预测。然后将预测的番茄时间数写在“活动清单”相应的位置。

活动清单

姓名:Bill.大狗

……
阅读《番茄工作法》Part 2目标三的内容2
完成《番茄工作法》Part 2目标三的读书笔记3
总结并写下注释3
回复客户邮件
送小宝上兴趣班
去银行办理业务
新网站搭建
……

所做的预测要建立在已经完成的番茄时间上,而且必须是整数。如果预测时间超过5到7个番茄时间,需要将它分解成几个活动,分别计算它们的番茄时间,并在“活动清单”上将它们记录下来。如果一个活动所花时间少于一个番茄时间,可以把这些活动放在一起,凑够一个番茄时间。

活动清单

姓名:Bill.大狗

……
阅读《番茄工作法》Part 2目标三的内容2
完成《番茄工作法》Part 2目标三的读书笔记3
总结并写下注释3
回复客户邮件
送小宝上兴趣班
去银行办理业务
1
新网站搭建
……

将一天可用的番茄时间记在“今日待办任务”工作表上。对每项活动做出预测后,将要做的活动按优先次序列整合在 “今日待办任务” 工作表上,确保它们总共所花的番茄时间在一天内可完成。每一项任务后,按预测的所需番茄时间画小方格,一个方格就代表一个要花的番茄时间。

今日待办任务

姓名:Bill.大狗
日期:昆明,2022年9月28日
可用番茄时间:8

阅读《番茄工作法》Part 2目标三的内容
完成《番茄工作法》Part 2目标三的读书笔记
总结并写下注释

所有活动的预测时间加起来不能超过可用番茄时间。如果预测的番茄时间总数比实际多,剩余的番茄时间只能在结束所有计划后使用。你可以从“活动清单”挑选其他活动填满额外的时间。

和平时一样,定好定时器,开始列表上的第一个活动,每当定时器响起就在相应方格上画上一个

今日待办任务

姓名:Bill.大狗
日期:昆明,2022年9月28日
可用番茄时间:8

阅读《番茄工作法》Part 2目标三的内容
完成《番茄工作法》Part 2目标三的读书笔记
总结并写下注释

如果在预测的番茄时间内刚好完成任务,就将这项活动划掉。

今日待办任务

姓名:Bill.大狗
日期:昆明,2022年9月28日
可用番茄时间:8

阅读《番茄工作法》Part 2目标三的内容
完成《番茄工作法》Part 2目标三的读书笔记
总结并写下注释

如果完成任务的时间少于所预测的番茄时间(高估),完成后将任务划掉,不用管后面的方格。

今日待办任务

姓名:Bill.大狗
日期:昆明,2022年9月28日
可用番茄时间:8

阅读《番茄工作法》Part 2目标三的内容
完成《番茄工作法》Part 2目标三的读书笔记
总结并写下注释

如果预测的番茄时间不够用,需要额外的番茄时间才能完成任务(低估),可以参考以下两种方法:

  1. 继续工作,在相应位置画上,不计入新预测。
    今日待办任务

    姓名:Bill.大狗
    日期:昆明,2022年9月28日
    可用番茄时间:8

    阅读《番茄工作法》Part 2目标三的内容
    完成《番茄工作法》Part 2目标三的读书笔记
    总结并写下注释
  2. 在相应位置做出新预测,用不同颜色或形状画在已完成的番茄时间后。通过这种方法,你标明了做第二次或第三次预测的需要并证实了相应的误差。
    今日待办任务

    姓名:Bill.大狗
    日期:昆明,2022年9月28日
    可用番茄时间:8

    阅读《番茄工作法》Part 2目标三的内容
    完成《番茄工作法》Part 2目标三的读书笔记
    总结并写下注释

活动一般不超过7个番茄时间,预测一般不超过3次。如果有活动需要第三次预测,我们应该重新认真考虑这些活动,明白为什么做这些预测这么复杂。

其实,我觉得利用大狗计时记录时间,然后根据时间记录来做预测,挺方便的。

了解量性预测之后,报告的目标可以更复杂些,包括以下方面:

  • 计算预测的准确度,分析每项活动预测所花时间和实际所用时间之间的差距。
  • 明白哪些需要多次预测(第二次或第三次预测)。

记录表也要稍作改变,根据具体情况,生成的报告可以包括预测、实际时间和误差等信息。

记录表

姓名:Bill.大狗

日期时间类型活动预测所用番茄时间时机所用番茄时间误差
2022-9-2810:00阅读阅读《番茄工作法》Part 2目标三的内容220
2022-9-2811:30写作完成《番茄工作法》Part 2目标三的读书笔记32-1
2022-9-2814:00总结总结并写下注释341
记录表

姓名:Bill.大狗

日期时间类型活动预测所用番茄时间时机所用番茄时间误差1误差2
2022-9-2810:00阅读阅读《番茄工作法》Part 2目标三的内容220
2022-9-2811:30写作完成《番茄工作法》Part 2目标三的读书笔记32-1
2022-9-2814:00总结总结并写下注释3+2411

有许多方法可以呈现结果。请记住,记录活动越简单越好。

提高量性预测准确性的首要目标是防止第三次预测的出现,控制整体误差。其次就是防止第二次预测的出现,将整体误差控制到最小。最后,将第一次预测的误差减到最小

4让番茄时间更高效

当你可以系统地使用番茄时间而不受其他事情干扰且掌握了预测的时候,你就可以升级你的番茄工作法了。

  • 每个番茄时间的头3到5分钟可以用来简单地重温之前所学过的东西(从活动的一开始复习起),巩固印象。
  • 每个番茄时间的最后3到5分钟可以用来快速地复习之前所有事情。
  • 番茄时间组中的第一个番茄时间或它的一部分能够用来复习开始到现在所完成的事情。
  • 番茄时间组的最后一个番茄时间能够用来复习之前所学。

5制作时间表

你要定义和尊重一张时间表,并且绝对不能低估这么做的重要性。

  • 时间表为我们设置了期限(Deadline),它促使我们在有限的一段时间里尽最大努力完成任务。
  • 时间表将工作时间和自由时间区分开来,后者的最佳定义是用来完成非目标任务或计划外活动的时间。
  • 时间表度量了一天的成果。如果时间用尽而工作却没完成,我们可以想法子弄明白哪里出了问题。

最后期限是治疗拖延症的最佳方法,也是最有效的方法,没有之一。

使用番茄工作法的时候,浪费了多少时间并不重要,重要的是完成了多少个番茄时间。

这里存在一个危险的恶性循环:时间表延后,脆弱性上升,生产力下降,时间表再度被延后……所以,首先必须尊重一张有效的时间表,尊重时间表意味着对拖延症产生免疫。时间表可以由时间段组成,每个时间段安排一个活动。如果时间段结束,所有活动必须马上停止。其次,一张有效的时间表总是留有足够的时间用来恢复精力。

如果遇到十分重要的截止日期迫在眉睫,这样的超时可以编入时间表,用来暂时提高生产力,但是不能连续超过五天。给这段特殊时期设置特别的时间表,留一定的恢复期来应付之后出现的生产力下降的问题。

优化工作日程表是不停观察和反馈的结果。根据完成番茄时间的情况和其他指标,可以发现哪组番茄时间是效率最高的,或者什么时候修改或创新最有效。了解这些,就可以有意识地修改时间表,学着越来越了解自己。

组织一张时间表的关键在于发挥主观能动性。一般以四个番茄时间为一组,这样通常是最有效的。另外,经验告诉我们,随着季节变化,时间表也需要随之变化。

对“时间表需要随着季节变化而变化”感受颇深。作为一名远程工作者,每到寒暑假的时候,我能明显感觉到效率下降

6定义你个人的提升目标

通过简单地追踪和记录而不涉及什么运算,就能得到有用的报告,知道每项活动所花费的功夫以及质性和量性方面的预测误差。如果想要得到提升,报告的目标也要随着时间做出调整。追踪和记录下每个指标没有多大用处,要记录的是那些能够帮助我们实现目标和提升自我的指标。

为了追踪和记录新指标,在修改工作纸的时候,请谨记以下几点(按重要性排列):

  1. 使用某种工具意味着增加复杂性。
  2. 用最低的复杂性保持追踪。
  3. 用你能够驾驭的工具能让记录简单有效。
  4. 如果运算和可视化变得困难、复杂且重复,而且所有的指标都需要处理,那么就考虑使用电子工作表、数据库或者特别的软件。
  5. 想象力是防止情况变复杂的最有效武器。

大狗计时在设计之初就考虑到了学习和使用的复杂性,也正是因为这个原因,在大狗计时,只用几秒钟就能完成整个计时过程。此外,大狗计时提供的时间统计和多种数据导出格式,能够帮助你实现目标和提升自我。

专注你的目标,把记录时间交给大狗计时。

我是Bill.大狗,大狗计时的创始人。

大狗计时是一款在线计时工具,能够让你以最小的代价记录时间,提高时间利用率,更好地了解和使用时间。

如果你希望改进你的时间使用习惯,提高效率,欢迎使用大狗计时

在大狗计时中使用番茄工作法

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